Hoe lang moet je personeelsgegevens bewaren als werkgever?
Als werkgever krijg je dagelijks te maken met persoonsgegevens van (oud-)werknemers. Denk aan arbeidsovereenkomsten, beoordelingsformulieren, loonstroken, en zelfs sollicitatiebrieven. Maar hoe lang moet je die gegevens eigenlijk bewaren? En wat zegt de AVG daarover? In deze blog leggen we je uit welke bewaartermijnen gelden voor verschillende soorten personeelsgegevens, en hoe je dit netjes én AVG-proof regelt.
Waarom bewaartermijnen belangrijk zijn
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag je persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk. De wet schrijft niet voor hoe lang dat precies is, maar als werkgever ben je wél verplicht om hier zorgvuldig mee om te gaan.
Door duidelijke bewaartermijnen vast te leggen in bijvoorbeeld je privacybeleid, voldoe je niet alleen aan de wet, maar ben je ook goed voorbereid bij een eventuele controle van de Autoriteit Persoonsgegevens. En dat voorkomt boetes en onnodige stress.
Bewaartermijnen per documenttype
Hieronder geven we een overzicht van de bewaartermijnen voor verschillende soorten personeelsdocumenten.
🗂️ Sollicitatiegegevens – maximaal 4 weken tot 1 jaar
Documenten van afgewezen sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Wil je de gegevens langer bewaren voor een toekomstige vacature? Dat mag alleen als de sollicitant daar schriftelijk toestemming voor geeft – en dan maximaal 1 jaar.
Dit geldt voor:
- Sollicitatiebrieven
- CV’s
- Referenties
- Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG)
📁 Personeelsdossier – 2 jaar na einde dienstverband
De meeste documenten uit het personeelsdossier bewaar je 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Denk aan:
- Arbeidsovereenkomsten
- Addenda op het contract
- Beoordelingsformulieren
- Correspondentie met bedrijfsarts of UWV
- Ziekteverzuimgegevens
- Ontslagbrieven
🧾 Fiscale en identificatiegegevens – 5 jaar
Sommige documenten bewaar je 5 jaar na het einde van het dienstverband, zoals:
- Loonheffingsformulieren
- Kopieën van identiteitsbewijzen
- Loonbelastingverklaringen
- Beschikkingen en verklaringen van werknemers
💼 Salarisadministratie – 7 jaar
Voor de Belastingdienst moet je bepaalde gegevens 7 jaar bewaren. Hieronder vallen:
- Salarisadministratie
- Fiscale informatie
- Persoonsgegevens van ex-werknemers
- Datum indiensttreding
- Afspraken over loon en arbeidsvoorwaarden
🕓 Langer dan 7 jaar? Alleen als het écht nodig is
Soms mag je gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld als een werknemer daar toestemming voor geeft. Maar: dit moet altijd onderbouwd zijn en netjes worden vastgelegd in je privacybeleid.
📄 Overige gegevens (zonder vaste maximumtermijn)
Voor sommige gegevens geldt een minimale bewaartermijn van 5 jaar, maar is er geen vastgestelde maximumduur. Dat geldt bijvoorbeeld voor:
- Etniciteit of herkomst (als dat is vastgelegd)
- Identiteitsbewijzen van vreemdelingen
- Loonbeslagdocumenten
Wees hier extra zorgvuldig mee: bewaar niet langer dan nodig is en check regelmatig of deze gegevens nog relevant zijn.
Wat doe je na het verlopen van de bewaartermijn?
Wanneer de bewaartermijn is verstreken, is het belangrijk om de gegevens op een veilige manier te vernietigen. Papieren documenten kunnen bijvoorbeeld worden versnipperd, terwijl digitale bestanden veilig verwijderd of gearchiveerd moeten worden. Zo voorkom je dat privacygevoelige informatie onbedoeld op straat belandt.
Meer weten?
Wil je meer informatie over het uitbesteden van je personeelsadministratie of heb je vragen over de bewaartermijnen? Neem contact op met een van onze adviseurs. We staan klaar om je verder te helpen.