Een goede boekhouder kiezen is belangrijk voor iedere ondernemer. Je wilt niet alleen dat je administratie en belastingaangiften goed worden verzorgd, maar ook dat je inzicht hebt in je cijfers en iemand hebt die met je meedenkt over financiële en fiscale keuzes.
Maar hoe weet je of een boekhouder bij jou en je onderneming past?
Voordat je een samenwerking aangaat, is het verstandig om verder te kijken dan alleen de prijs. Stel deze 8 vragen bij het kiezen van een boekhouder om te ontdekken welke partij het beste aansluit bij jouw onderneming.
Waarom is een goede boekhouder belangrijk?
Een goede boekhouder doet meer dan alleen cijfers verwerken.
Je wilt iemand die ervoor zorgt dat je administratie op orde is, belastingaangiften tijdig worden ingediend en je inzicht hebt in de financiële situatie van je onderneming.
Afhankelijk van de dienstverlening kan een boekhouder daarnaast met je meedenken over onderwerpen zoals:
- belastingbesparing;
- cashflow en financiële planning;
- investeringen;
- overstappen van een eenmanszaak naar een BV;
- DGA-salaris en dividend;
- personeel aannemen;
- groei van je onderneming.
Zo houd jij meer tijd over voor je bedrijf en heb je tegelijkertijd beter zicht op je financiële situatie.
Maar hoe vind je een boekhouder die echt bij je past? Deze acht vragen helpen je bij je keuze.
1. Heb je ervaring met ondernemers zoals ik?
Vraag niet alleen hoeveel jaar ervaring een boekhouder heeft, maar vooral met welke ondernemers en ondernemingen hij of zij werkt.
Een zzp’er heeft bijvoorbeeld andere administratieve en fiscale vraagstukken dan een ondernemer met een BV en personeel.
Vraag daarom bijvoorbeeld:
- Met welke typen ondernemingen werken jullie?
- Hebben jullie ervaring binnen mijn branche?
- Werken jullie met zowel eenmanszaken als BV’s?
- Kunnen jullie meedenken wanneer mijn onderneming groeit?
- Welke fiscale kennis hebben jullie in huis?
Branchespecifieke ervaring is niet altijd noodzakelijk, maar kan wel een voordeel zijn wanneer jouw onderneming met bijzondere regels of complexe transacties te maken heeft.
2. Welke werkzaamheden zijn inbegrepen?
Niet iedere boekhouder biedt dezelfde dienstverlening.
De ene boekhouder richt zich voornamelijk op het verwerken van de administratie en aangiften, terwijl een andere partij ook actief meedenkt over financiële en fiscale keuzes.
Vraag daarom vooraf welke werkzaamheden precies zijn inbegrepen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- financiële administratie;
- btw-aangifte;
- inkomstenbelasting;
- vennootschapsbelasting;
- jaarcijfers;
- salarisadministratie;
- ondersteuning bij dividenduitkeringen;
- fiscaal en financieel advies;
- prognoses en begrotingen;
- begeleiding bij de overstap naar een BV.
Vraag ook welke werkzaamheden niet binnen het afgesproken tarief vallen. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent.
3. Welke boekhoudsoftware gebruiken jullie?
Een moderne administratie is voor een groot deel digitaal. De gebruikte boekhoudsoftware heeft daarom veel invloed op hoe efficiënt je administratie verloopt.
Vraag welke software wordt gebruikt en hoe jij je administratie kunt aanleveren.
Kun je bijvoorbeeld:
- facturen digitaal uploaden?
- bonnetjes via een app aanleveren?
- je bankrekening koppelen?
- zelf facturen versturen?
- actuele cijfers bekijken?
- koppelingen maken met andere software?
Hoe meer processen slim kunnen worden geautomatiseerd, hoe minder handmatig administratief werk er nodig is.
Kijk daarom niet alleen naar welk boekhoudpakket wordt gebruikt, maar vooral naar hoe makkelijk jij ermee kunt samenwerken.
4. Hoe verloopt de communicatie?
Een goede samenwerking staat of valt met duidelijke communicatie.
Bespreek daarom vooraf hoe je contact hebt met je boekhouder en wat je kunt verwachten wanneer je een vraag hebt.
Vraag bijvoorbeeld:
- Heb ik een vast aanspreekpunt?
- Hoe snel worden vragen doorgaans beantwoord?
- Kan ik tussendoor bellen of mailen met een vraag?
- Zijn videoafspraken mogelijk?
- Bespreken we periodiek de cijfers?
- Nemen jullie zelf contact op wanneer jullie iets opvallends signaleren?
Sommige ondernemers willen vooral dat hun administratie goed wordt geregeld. Andere ondernemers zoeken juist een boekhouder met wie ze gedurende het jaar regelmatig kunnen sparren.
Bepaal daarom vooraf wat jij belangrijk vindt.
5. Wat kost een boekhouder?
Prijs is natuurlijk belangrijk, maar kijk niet alleen naar het laagste maandbedrag.
Vraag vooral wat je voor het afgesproken bedrag krijgt.
Werkt de boekhouder bijvoorbeeld met:
- een vast maandbedrag;
- een uurtarief;
- een jaarpakket;
- losse tarieven voor aanvullende werkzaamheden?
Vraag daarnaast of zaken zoals belastingaangiften, jaarcijfers en tussentijdse vragen binnen het pakket vallen.
Een goedkoop abonnement kan uiteindelijk duurder uitvallen wanneer veel werkzaamheden apart worden gefactureerd.
Wil je hier meer over weten? Lees dan ook onze blog over wat een boekhouder kost.
6. Hoe gaan jullie om met privacy en databeveiliging?
Je boekhouder krijgt toegang tot gevoelige financiële en persoonlijke informatie.
Denk aan:
- bankgegevens;
- omzet en winst;
- belastinggegevens;
- persoonsgegevens;
- salarisgegevens;
- contracten en facturen.
Het is daarom verstandig om te vragen hoe deze informatie wordt beschermd.
Vraag bijvoorbeeld welke beveiligingsmaatregelen worden gebruikt, wie toegang heeft tot jouw administratie, hoe documenten worden uitgewisseld en hoe met de AVG wordt omgegaan.
Ook kun je vragen of tweestapsverificatie wordt gebruikt voor belangrijke systemen en hoe back-ups zijn geregeld.
Een professionele boekhouder moet duidelijk kunnen uitleggen hoe jouw gegevens worden beschermd.
7. Wat verwachten jullie van mij?
Een goede administratie is een samenwerking.
Vraag daarom niet alleen wat je boekhouder voor jou doet, maar ook wat er van jou als ondernemer wordt verwacht.
Moet je bijvoorbeeld iedere maand je administratie aanleveren? Wanneer moeten facturen en bonnetjes binnen zijn? Welke informatie moet je zelf controleren?
Vraag ook wat er gebeurt wanneer documenten ontbreken of te laat worden aangeleverd.
Hoe duidelijker deze afspraken vooraf zijn, hoe soepeler de samenwerking doorgaans verloopt.
8. Kunnen jullie reviews of ervaringen van klanten laten zien?
Tot slot is het verstandig om te kijken naar ervaringen van andere ondernemers.
Bekijk bijvoorbeeld online reviews en let daarbij vooral op ervaringen van bedrijven die vergelijkbaar zijn met jouw onderneming.
Let op onderwerpen zoals:
- bereikbaarheid;
- snelheid van reageren;
- deskundigheid;
- proactief meedenken;
- duidelijkheid van uitleg;
- betrouwbaarheid;
- prijs-kwaliteitverhouding.
Eén positieve of negatieve review zegt natuurlijk niet alles. Kijk daarom vooral naar het algemene beeld.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een boekhouder?
Naast bovenstaande vragen kun je tijdens een kennismakingsgesprek vooral letten op hoe iemand met je meedenkt.
Wordt er alleen gevraagd naar je administratie of ook naar je onderneming?
Een goede boekhouder wil bijvoorbeeld weten:
- hoe je onderneming geld verdient;
- wat je plannen voor de komende jaren zijn;
- of je personeel wilt aannemen;
- of je investeringen verwacht;
- hoeveel winst je maakt;
- of je huidige rechtsvorm nog passend is.
Zo kan een boekhouder niet alleen terugkijken naar wat er afgelopen kwartaal is gebeurd, maar je ook helpen om financieel vooruit te kijken.
Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
Een boekhouder en accountant kunnen deels vergelijkbare werkzaamheden uitvoeren, maar er is een belangrijk verschil.
Boekhouder is geen wettelijk beschermde titel. Daarom is het extra belangrijk om te kijken naar kennis, ervaring, werkwijze en dienstverlening.
De titels Accountant-Administratieconsulent (AA) en Registeraccountant (RA) zijn wel wettelijk beschermd. Accountants moeten aan specifieke opleidings- en beroepseisen voldoen en in het accountantsregister zijn ingeschreven.
Voor veel zzp’ers en mkb-ondernemers is voor de reguliere administratie, belastingaangiften en financiële ondersteuning geen accountant nodig. In specifieke situaties kan een accountantsverklaring of andere accountantsdienst wel vereist zijn.
Een goede boekhouder kan je signaleren wanneer dergelijke specialistische dienstverlening nodig is.
Heb ik als ondernemer een accountant nodig?
Niet iedere ondernemer heeft een accountant nodig.
Voor veel zzp’ers, eenmanszaken en BV’s kunnen de reguliere administratie en fiscale aangiften door een boekhouder of belastingadviseur worden verzorgd.
Of je een accountant nodig hebt, hangt onder andere af van de omvang van je onderneming en de specifieke werkzaamheden of verklaringen die vereist zijn.
Het is daarom belangrijk om niet automatisch te kiezen voor een accountant of boekhouder op basis van de naam, maar eerst te bepalen welke dienstverlening jouw onderneming daadwerkelijk nodig heeft.
Veelgestelde vragen over het kiezen van een boekhouder
Hoe kies je een goede boekhouder?
Kijk naar ervaring, dienstverlening, bereikbaarheid, gebruikte software, databeveiliging, kosten en de mate waarin iemand actief met je onderneming meedenkt. Een kennismakingsgesprek is een goede manier om te beoordelen of er een match is.
Welke vragen moet je aan een nieuwe boekhouder stellen?
Vraag onder andere naar ervaring met vergelijkbare ondernemingen, welke werkzaamheden zijn inbegrepen, de kosten, communicatie, gebruikte software, databeveiliging en wat er van jou als ondernemer wordt verwacht.
Wat kost een boekhouder?
De kosten verschillen per onderneming en boekhouder. Onder andere je rechtsvorm, hoeveelheid administratie, aantal transacties, belastingaangiften, eventuele salarisadministratie en hoeveelheid advies hebben invloed op de prijs.
Wat is het verschil tussen een boekhouder en accountant?
Een boekhouder kan onder andere administraties verzorgen, jaarcijfers opstellen en fiscale aangiften ondersteunen of verzorgen. De titel boekhouder is niet wettelijk beschermd. De accountantstitels AA en RA zijn dat wel en voor accountants gelden specifieke wettelijke opleidings- en beroepseisen.
Heb je met een BV een accountant nodig?
Nee, het hebben van een BV betekent niet automatisch dat je een accountant nodig hebt. Veel BV’s kunnen hun reguliere administratie en belastingaangiften door een boekhouder laten verzorgen. Afhankelijk van de omvang en situatie van de onderneming kunnen specifieke accountantswerkzaamheden wel nodig zijn.
Kan ik overstappen naar een andere boekhouder?
Ja. Zorg bij een overstap dat duidelijk is welke administratie en documenten moeten worden overgedragen en spreek af wie nog openstaande aangiften of jaarwerkzaamheden verzorgt.
Op zoek naar een boekhouder die met je meedenkt?
Ben je op zoek naar een boekhouder die verder kijkt dan alleen je administratie?
Bij Tribus Financial Services ondersteunen we ondernemers bij hun boekhouding, belastingaangiften en financiële en fiscale vraagstukken. Daarbij vinden we het belangrijk dat je niet alleen weet wat de cijfers zijn, maar ook begrijpt wat ze betekenen voor jouw onderneming.
Tijdens een vrijblijvende kennismaking beantwoorden we natuurlijk ook graag bovenstaande acht vragen.
Benieuwd wat Tribus Financial Services voor jouw onderneming kan betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende (video)afspraak.