tribus logo

Privacyverklaring

1) Opdrachtnemer: Tribus Financial Services te Groningen.
2) Opdrachtgever: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Tribus Financial Services opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden.
3) Bescheiden: alle door opdrachtgever aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde informatie of gegevens; alle in het kader van de uitvoering van de opdracht / overeenkomst door opdrachtnemer vervaardigde of verzamelde gegevens; en alle overige informatie van enige relevantie voor de uitvoering of voltooiing van de opdracht. Voornoemde informatie kan al dan niet zijn opgeslagen op (on)stoffelijke gegevensdragers en al dan niet zijn ondergebracht bij derden.

 

Bescherming van uw persoonsgegevens

Wettelijk kader
Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat Tribus Financial Services zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Tribus Financial Services heeft een privacybeleid ontwikkeld dat is afgestemd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AvG). Het privacybeleid van Tribus Financial Services wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.

 

Beginselen verwerking
Tribus Financial Services volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de wet zijn gesteld. Dit zijn:
- Rechtmatig, behoorlijk en transparant: De verwerking van uw persoonsgegevens vindt
uitsluitend plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Tribus Financial Services gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zal u daarover adequaat informeren op het moment dat uw persoonsgegevens worden opgevraagd.
- Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden: Persoonsgegevens worden door Tribus Financial Services uitsluitend verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan (grondslag). Naast een wettelijke eis tot verwerking of de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag.
- Niet meer of langer dan noodzakelijk: Tribus Financial Services verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten. Als gegevens niet meer nodig zijn worden ze gecontroleerd verwijderd.
- Juist, actueel en vertrouwelijk: Tribus Financial Services zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en controleert periodiek of de persoonsgegevens nog juist en betrouwbaar zijn. Medewerkers van Tribus Financial Services en toeleveranciers van Tribus Financial Services zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.
- Passende technische en organisatorische beveiliging: Tribus Financial Services heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen
ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken organisaties zoals leveranciers.

 

Welke persoonsgegevens gebruikt Tribus Financial Services
Tribus Financial Services gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt, zoals naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens. Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting.

 

Bijzondere persoonsgegevens
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de
salarisadministratie is Tribus Financial Services vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Tribus Financial Services uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.

 

Gevoelige persoonsgegevens
Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en
loonstroken vormt de kern van de dienstverlening van Tribus Financial Services. Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.

 

Waarom gebruikt Tribus Financial Services persoonsgegevens (doelen)
Zoals elke organisatie heeft Tribus Financial Services persoonsgegevens nodig voor haar bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt daarnaast met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van de producten en diensten die Tribus Financial Services aan haar klanten levert. De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Tribus Financial Services gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als een van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor Tribus Financial Services persoonsgegevens verwerkt mét de bijbehorende grondslag voor deze verwerking.

 

De grondslag op basis waarvan Tribus Financial Services vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is de noodzaak voor een (goede) uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor alle dienstverlening die Tribus Financial Services voor haar klanten verzorgt, de overeenkomsten met leveranciers, de arbeidscontracten met haar personeel en alle bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld de personeels- en financiële administratie, incasso en ICT-processen, nodig om de bedrijfsvoering correct, efficiënt en veilig te laten verlopen.

 

De grondslag ‘voldoen aan een wettelijke verplichting’ is van toepassing op bijvoorbeeld de financiële- en salarisadministratie en de plicht tot meewerken aan fiscale controles.

 

Dienstverlening door derden
Tribus Financial Services schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen.

De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Tribus Financial Services. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een bewerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.

 

Verstrekking aan derden
Uw persoonsgegevens worden door Tribus Financial Services nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij controle door de Belastingdienst, de FIOD of de AFM, organisaties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben.

 

Informatie die bestemd is voor de overheid of de bank, zoals belastingaangiften en financiële rapportages worden door Tribus Financial Services uitsluitend doorgegeven op basis van een machtiging die door u is afgegeven. Het heeft onze voorkeur dat u deze documenten zelf naar deze derde partijen doorstuurt.

 

Uw rechten
De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.

 

Informatie
Betrokkenen hebben het recht om geïnformeerd te worden over bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt.

 

Inzage
Als u denkt dat Tribus Financial Services persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u vragen om inzage. Tribus Financial Services geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de verwerking(en) waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.

 

Rectificatie of gegevenswissing
Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die Tribus Financial Services van u verwerkt niet (volledig) correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u Tribus Financial Services vragen uw gegevens te wissen. Tribus Financial Services zal dit verzoek doorvoeren, behalve wanneer er dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. Tribus Financial Services zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.

 

Beperking en bezwaar
U heeft altijd het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking en Tribus Financial Services te verzoeken de verwerking te beperken of te staken. Als er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn, zal Tribus Financial Services uw verzoek honoreren. Tribus Financial Services zal haar besluit aan u melden. Als u van uw rechten gebruik wilt maken, kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen.

 

Beveiliging
Tribus Financial Services doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als Tribus Financial Services ze niet meer nodig heeft, worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen.

 

Inbreuk op de beveiliging
Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

 

Opmerkingen over gegevensverwerking in verbinding met Google Analytics
Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalysedienst van Google Ireland Limited. Als de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking op deze website zich buiten de Europese Economische Ruimte of Zwitserland gevestigd is, dan wordt de Google Analytics-gegevensverwerking uitgevoerd door Google LLC. In het volgende worden Google LLC en Google Ireland Limited "Google" genoemd.

 

Google Analytics maakt gebruik van zogenoemde "Cookies". Dit zijn tekstbestandjes die op de computer van de bezoeker van de site worden opgeslagen en die analyse van het gebruik van de website door de bezoeker mogelijk maken. De door deze cookies gegenereerde informatie over het gebruik van deze website door de bezoeker van de website (met inbegrip van het verkorte IP-adres) wordt over het algemeen naar een server van Google gestuurd en daar opgeslagen.

 

Google Analytics wordt op deze website uitsluitend gebruikt met de extensie "_anonymizeIp()". Deze extensie zorgt voor anonimisering van het IP-adres door het in te korten en sluit directe persoonlijke verwijzingen uit. Met deze extensie verkort Google het IP-adres binnen de lidstaten van de Europese Unie of in andere landen die de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte hebben ondertekend. Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt het volledige IP-adres naar een Google-server in de VS verzonden en daar verkort. Het IP-adres dat in het kader van Google Analytics door de betreffende browser wordt verzonden, wordt niet samengevoegd met andere gegevens van Google.

 

In opdracht van de exploitant van de website zal Google de verzamelde informatie gebruiken om het gebruik van de website te evalueren, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en om de site-exploitant andere diensten met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik te bieden (art. 6 lid 1f AVG). De gerechtvaardigde interesse in de gegevensverwerking ligt in de optimalisatie van deze website, de analyse van het gebruik van de website en de aanpassing van de inhoud. De belangen van de gebruikers worden door pseudonimisering voldoende beschermd.

 

Google LLC. is gecertificeerd volgens het zogenaamde Privacy Shield (zie hier voor lijstvermelding) en garandeert op basis hiervan een passend niveau van gegevensbescherming. De verzonden en aan cookies, gebruikers-ID's (bijv. gebruikers-ID's) of reclame-ID's gekoppelde gegevens worden na 50 maanden automatisch verwijderd. Gegevens waarvan de bewaartermijn is bereikt, worden één keer per maand automatisch verwijderd.

 

De bezoeker van de website kan verzameling van gegevens door Google Analytics door de cookie-instellingen voor deze website aan te passen. Het verzamelen en opslaan van het IP-adres en de door cookies gegenereerde gegevens kan op elk gewenst moment worden geweigerd. De browser plugin daarvoor kan via de volgende link worden gedownload en geïnstalleerd: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

 

De bezoeker van de site kan voorkomen dat Google Analytics gegevens verzamelt door hier te klikken. Er wordt dan een “opt-out cookie” op de website geplaatst, dat zorgt dat de gegevens van de websitebezoeker niet meer worden verzameld als de bezoeker de website bezoekt.

 

Meer informatie over het gebruik van de gegevens door Google, de mogelijkheden voor instellingen en bezwaar vindt je in de privacyverklaring van Google (https://policies.google.com/privacy?hl=nl) en in de instellingen voor de weergave van reclame door Google (https://adssettings.google.com/authenticated).

 

reCAPTCHA
We gebruiken de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google) om gegevens te beschermen die verstuurd worden via deze website. Die functie controleert of een bericht wel door een persoon wordt verstuurd, om zo te voorkomen dat 'spam bots' bijvoorbeeld automatisch berichten sturen of commentaren achterlaten. Hierbij worden het IP adres van een bezoeker en mogelijk ook andere data verstuurd om Google reCAPTCHA te laten werken. De inhoud van een bericht wordt hiervoor verstuurd naar en verwerkt door Google. Het IP adres wordt hierbij afgekort en daardoor anoniem gemaakt in landen die deel uitmaken van de EU en staten die deelnemen aan het verdrag voor het Europese economische gebied. In uitzonderingsgevallen wordt een IP adres volledig doorgegeven aan een Google server in de Verenigde Staten en daar afgekort. Namens de bezitter van deze website gebruikt Google deze gegevens om je gebruik van deze dienst te evalueren. Het IP adres dat reCAPTCHA doorgeeft, wordt niet samengevoegd met andere data van Google. Op het verzamelen van deze gegevens zijn Google's regels voor gegevensbescherming van toepassing. Meer informatie over over Google's privacybeleid vind je op deze pagina: https://policies.google.com/privacy?hl=nl Door reCAPTCHA te gebruiken ga je ermee akkoord dat Google gegevens over jou verwerkt op de manier en voor het doel zoals hierboven beschreven.

 

Vragen – klachten
Als u meer wilt weten over uw rechten en de manier waarop Tribus Financial Services met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per e-mail een informatieverzoek indienen bij Tribus Financial Services. Dat geldt ook als u klachten heeft. Tribus Financial Services zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen een week.

 

 

Accounting & HR pakketten

 

Boekhouding

• Toegang tot je eigen online portaal;

• Financiële administratie;

• BTW aangiftes;

• Jaarcijfers en de bespreking van de jaarcijfers;

• Aangifte inkomstenbelasting/aangifte vennootschapsbelasting;

• Proactief advies op financieel en fiscaal gebied;

HR

• Toegang tot je eigen online portaal (Nmbrs);

• Salarisadministratie;

• Contractbeheer met toegang tot alle personeelsdossiers;

• Hulp bij beoordeling-, verzuim- en ontslagvraagstukken;

• Optioneel: Recruitment;

• Proactief advies op HR gebied;

Accounting & HR

• Toegang tot je eigen online portaal met realtime inzicht;

• Financiële administratie uitvoeren;

• BTW aangiftes;

• Opstellen en bespreking van de jaarrekening;

• Aangifte inkomstenbelasting/aangifte vennootschapsbelasting;

• Hulp bij alle HR vraagstukken;

• Salarisadministratie en contractbeheer;

• Proactief advies op financieel, fiscaal en HR gebied;

• Aangifte dividendbelasting;

• Opstellen rapportages en begrotingen;

Bel ons: +31 5 02 053 039 Mail ons: info@tribus-financialservices.nl